Wenn mehr als zwei Personen an einem Projekt arbeiten, müssen die miteinander kommunizieren.
Man kann nicht nicht kommunizieren.
Paul Watzlawik
Jeder kennt die Strichmännchen mit Zahnstochern, die auf Tiere eingedroschen haben. Die Höhlenmalereien waren sozusagen die Vorgänger der Projektdokumentation.
Kommunikation hat immer einen Kontext.
Kontextbezogene Kommunikation gibt es schon lange und nicht erst seit der Digitalisierung. Es ist einfach sinnvoll, Informationen dort bereitzuhalten, wo die gebraucht werden.
Beispiele für kontextbezogene Kommunikation sind Beipackzettel bei den Medikamenten, „Nächster Ölwechsel bei xy km – Anhänger“ unter der Motorhaube, Einkaufszettel. Oder auch Straßenschilder, die bieten die Information dort, wo die wichtig ist. Am Beginn der Tempobegrenzung, vor Fußgängerüberwegen und schlechter Sicht.
Beliebtes Mittel der Unternehmens-Kommunikation ist die E-Mail.
Das Problem
Kollege A schickt eine Mail an den Kollegen B zu dem Projekt N. Die Kollegen C bis J setzt der Kollege A ins CC. Kollege C schickt dem Kollegen A eine Mail zu dem Projekt M und setzt niemanden ins CC. Mit steigender Anzahl von Mitarbeitern und Projekten potenziert sich die Komplexität derartiger Kommunikation. Wer hat wem was geschickt, haben alle Projektbeteiligten alle Informationen, die die brauchen? Wichtiger noch, werden unbeteiligte Kollegen nicht unnötig zugespamt und von ihrer eigentlichen Arbeit abgehalten?
Die (Er)Lösung
Sicher, man kann auch mit E-Mail Listen oder Rauchzeichen kommunizieren.
Besser ist es, wie im Straßenverkehr, die Schilder dort aufzustellen, wo die benötigt werden.
In der IT sind Ticketsysteme Standard, auf der Baustelle noch nicht. Ein Ticket beschreibt idealerweise ein einziges Problem, und ist eine Art Laufkarte. Der Ersteller des Tickets legt fest, welche Arbeiten von wem und bis wann zu erledigen sind. Im Verlauf des Projektes „pflegen“ alle Beteiligten das Ticket und vermerken alles Projektrelevante auf dem digitalen Laufzettel. Alle Arbeitszeiten, Material, Absprachen und Milestones.
Unser Ninox-Template „TOBI“ macht es betriebsintern möglich, ohne Slack, WhatsApp oder E-Mail auszukommen. Alle, wirklich alle Informationen sind ein einziges Mal abgelegt, dort, wo die gebraucht werden. Alle Informationen zum Kunden, sind im Kundenformular, die Infos zu den Aufträgen bei den Aufträgen und so weiter. Niemand muss mehr durch endlose Chats scrollen, um eine Absprache mit dem Kunden von vor drei Monaten zu suchen.
Durch kontextbezogene Kommunikation landen die Informationen immer in der richtigen Ablage, wie in einer gut organisierten Besteckschublade. Alle Messer, Gabeln, Löffeln und Hummerzangen haben ihren festen Platz und sind sofort griffbereit.
Ohne zu suchen.
Ohne Zeitverschwendung.